EVENTOS VIRTUALES: QUÉ SON, TIPOS, BENEFICIOS Y PLATAFORMAS

La  interacción es clave para toda marca o negocio que desee perdurar en la mente de su cliente y tener una conexión más sólida con su público. En este sentido, organizar eventos virtuales se ha convertido en casi una obligación en toda estrategia de marketing digital de hoy en día. 

Si estás buscando digitalizar tu evento pero no tienes un norte aún, te compartimos todo lo que debes hacer sobre este formato que tanto grandes como pequeñas marcas ya están utilizando mientras lees esto:

Tabla de contenido

Guía para iniciar un evento virtual exitoso para tu marca

¿Qué es un evento virtual o evento online?

Primero lo primero. Los eventos virtuales simulan la experiencia de interacción cara a cara entre un grupo de personas en un entorno totalmente digitalizado y apoyado en tecnología, reunidos por una temática específica u objetivo en común:

Por ejemplo:

  • Conocer más información sobre un tema que les interesa: ¡Únete a nuestro taller online de cuidado de la piel dirigido por un dermatólogo reconocido!
  • Protagonizar una experiencia de entretenimiento: ¡Asiste a nuestro concierto online con los mejores éxitos de los 90 ‘s¡ ¡DJ en vivo vía Facebook!
  • Resolver problemas sobre un tópico concreto: Asiste a nuestro evento online y aprende 10 formas de cómo conseguir más asistentes para tu evento online. 
  • Recibir formación o nuevos aprendizajes: Conéctate a nuestra capacitación online sobre Marketing Digital para eventos. 
  • Ser parte de la activación de una marca o lanzamiento de producto: ¡Bienvenidos al lanzamiento del primer celular con 10 cámaras en el mundo!

A diferencia de los eventos físicos, con los eventos virtuales no hay barreras ni distancia que dificulten la asistencia de los asistentes

Desde cualquier parte del mundo, los usuarios pueden acceder a este tipo de eventos desde la comodidad de sus hogares a través del dispositivo de su preferencia.

Se trata de un formato rentable y flexible de eventos que las marcas o negocios pueden utilizar para interactuar con su audiencia a un nivel más personal, impulsar recordación de marca o simplemente promocionar sus productos o servicios como lo harían con un evento en el mundo real. 

¿Cómo funcionan los eventos virtuales?

Como funcionan los Eventos Virtuales
  • Planificación del evento online: Se define el tema y los objetivos del evento, se escoge la plataforma donde ocurrirá su desarrollo, investigación de público, diseños para la página web del evento, alianzas con patrocinadores, invitación de artistas o influencers, etc.
  • Registro de los invitados al evento virtual: Mediante un formulario personalizado se solicitan los datos de los usuarios para que queden registrados en el evento y puedan asistir. 
  • Desarrollo de la temática del evento: En esta etapa es donde sucede el evento virtual de inicio a fin. Se exponen los temas establecidos, interacción con la audiencia, dinámicas, sorteos, concursos, presentación de artistas o influencers invitados. 
  • Sesiones de preguntas y respuestas ( Q&A): Generalmente, en algunos eventos virtuales de carácter informativo o educativo se separa un tiempo para que los usuarios realicen preguntas a los ponentes y sus dudas sean resueltas en tiempo real. 
  • Despedida o cierre del evento online: Indica el fin del evento virtual. Consiste en agradecer a la audiencia, despedirse o bien poner una llamada a la acción dependiendo del objetivo del evento virtual. 
  • Analizar las métricas y medir los resultados : Parte de la etapa post-evento. Consiste en el análisis de los indicadores y data recolectada en el evento virtual para medir su impacto y éxito. Aquí se sabe si el evento virtual consiguió buenos resultados o si, por el contrario, necesita mejoras para una futura edición. 

Beneficios de crear eventos virtuales para tu marca

Plataformas para crear Eventos Virtuales

#1 Menor tiempo de organización

La planificación que implica crear un evento físico puede tomar meses o incluso un año mientras que realizar un evento online tan solo demora pocos días a menos de 1 mes.

#2 Refuerza la conexión única que tienes con tu audiencia

Crear un evento virtual es una buena oportunidad para generar branding y afianzar los lazos que sostienes con tus clientes. Es una herramienta de comunicación que humaniza a las marcas, haciéndolas más accesibles y cercanas y permitiendo entablar diálogos valiosos con el público.

#3 Incrementa el brand awareness o recordación de marca

Las marcas memorables son aquellas que generan experiencias memorables donde los usuarios son el centro de la experiencia. Crear un evento virtual frecuentemente ayuda a que los nuevos usuarios sepan de ti y a que tus clientes antiguos te reconozcan por ser una marca que crea experiencias únicas para ellos.

#4 Escalable y de mayor alcance 

De 1.000 usuarios a más de 10.000 invitados, no hay preocupación por los límites de aforo si decides a crear un evento virtual para tu marca. 

#5 Facilita la creación de un evento global

El beneficio más obvio es la posibilidad de crear eventos masivos globales en los que se pueda conectar personas de cualquier parte del mundo. Además, si realizas una cumbre o convención virtual los invitados ya no tendrán que gastar en pasajes de avión lo cual incrementa la asistencia.  Lo mismo sucede si tienes accionistas en el extranjero a los que desees invitar.

#6 Flexible a cualquier rubro y tamaño de empresa

La tecnología ha democratizado la posibilidad de crear eventos para todas las marcas y negocios, que hasta el momento quedaban reservadas solo para grandes compañías con exorbitantes presupuestos. 

No importa si tienes una PYME o si eres un emprendimiento pequeño, gracias a los eventos online podrás llegar a tu audiencia, promocionar tus servicios y fidelizar clientes.

#7 Ahorro significativo de gastos de organización y logística del evento

La rentabilidad es otro de los mayores beneficios de los eventos online. Con los eventos virtuales se disminuyen enormemente los gastos como producción, alquiler de local, ambientación, viáticos de los expositores, alojamientos,  personal de mantenimiento, publicidad outdoor, catering, etc. 

#8 Recepción de feedback en tiempo real

La retroalimentación es clave en un evento físico, permite saber qué ocurrió bien y que salió mal para afinar estrategias o modificarlas en su totalidad. 

Pero suele ser compleja de obtener ya que no se está tan pendiente de los usuarios de manera individual. (¿Te imaginas un presentador bajando del escenario para preguntar si la están pasando bien?

Por eso, uno de los mayores beneficios de los eventos online es la facilidad de recolección de feedback. Todos los usuarios están constantemente conectados, pueden responder encuestas o sondeos en tiempo real en las sesiones.

Con estas opiniones los presentadores pueden evaluar el performance de su exposición exposición. Lo cual es importante para detectar si han sabido enganchar al público así como para medir el éxito del evento desde una perspectiva general. 

#9 Indicadores para medir el éxito de tu evento

Uno de los más notables beneficios de organizar eventos virtuales es que tienes una enorme colección de data al alcance de tus manos con la cual podrás medir eficazmente el impacto y éxito del evento. 

Según tus objetivos podrás establecer indicadores como número de registros, comportamiento de tu público, visitas al sitio web, ventas o  métricas sobre la satisfacción e interacción del público. 

Al tener todos estos datos disponibles podrás evaluar el rendimiento de tu evento online y saber si:

  • El presupuesto ha sido gestionado eficazmente
  • Se ha obtenido un mayor retorno de inversión 
  • Existen áreas que debes mejorar para obtener resultados óptimos en un futuro
  • El éxito de tu evento ha sido tan enorme que puedes apelar a los patrocinadores para una próxima alianza

5 estrategias de Marketing Digital para tu Evento Virtual

Plataformas para crear eventos virtuales profesionales

Virtualand

Se trata de una plataforma inmersiva 3D basada en avatares interactivos que se comunican por voz en tiempo real. La magia de esta plataforma es que ‘’humaniza’’ los eventos online, derrotando la fría comunicación unilateral que existe en las videoconferencias para transformarlas en experiencias de comunicación 1-1 como un evento cara a cara. 

Entre los beneficios de utilizar Virtualand para crear eventos virtuales se encuentran:

  • Comunicación bidireccional por voz mediante avatares interactivos
  • Diversas salas que se amoldan a grupos de diferentes tamaños, teniendo una capacidad de hasta 10.000 asistentes desde distintas partes del mundo. 
  • Pantalla enorme para transmisiones en vivo dentro del evento 
  • Stands interactivos brandeados con botones para cargar brochures, vídeos y enlaces
  • Local 100% personalizable con los colores, logos y línea gráfica de la marca
  • Altos niveles de interacción garantizados al ser una plataforma 3D que luce como un videojuego
  • Áreas al aire libre post- evento para cultivar el networking entre los asistentes
  • Increíble flexibilidad para adaptarse a todo tipo de eventos virtuales

Brella

Esta plataforma para crear eventos virtuales te permite alojar todo detalle de tu evento. Desde oradores, agendas multipistas, incluso patrocinadores. Brinda un espacio único para expositores y asegura una experiencia rentable. 

Brella también dispone de chat en vivo y ambientes personalizados entre asistentes y patrocinadores.

Meetyoo

Podrás organizar eventos virtuales de cualquier tamaño. Los puestos de exhibición se posicionarán en un ambiente y se pueden diseñar de acuerdo a la empresa.

Vimeet 

Con esta plataforma para crear eventos virtuales tendrás de todo un poco: reuniones one2one, desafíos y conferencias en línea.

Cada participante crea su perfil personalizado y además podrás indicar los días y horas en los que estarán disponibles para reuniones, preparando así una agenda personalizada para cada uno.

Zoom

Sencillo programa de videoconferencia para crear eventos online de hasta 1.000 participantes.Los usuarios ingresan a través de un link privado solo para registrados. Puede haber un expositor o varios expositores al mismo tiempo que interactúan mediante audio y chat. 

Zoom permite compartir pantallas y presentaciones en directo, así como funciones de votaciones para crear encuestas para los asistentes. Como anfitrión de tu evento masivo puedes dividir a los asistentes en grupos pequeños de hasta 50 participantes y alternar las sesiones.

Empresa de Eventos Virtuales en Perú

Tipos de eventos virtuales 

Tipos de Eventos Virtuales

Congresos o conferencias online

Reuniones online periódicas donde profesionales realizan diversas exposiciones para intercambiar puntos de vista y tener discusiones sobre un tema en específico.

Conciertos y shows virtuales

En este tipo de evento virtual los artistas, agrupaciones o festivales realizan conciertos a través de una plataforma online con el fin de seguir difundiendo su talento, engreír a sus fanáticos, innovar su imagen, monetizar y obtener más alcance a diferencia de un concierto con aforo limitado. 

Ferias del libro virtuales

Evento cultural online de espacio abierto donde los amantes de la lectura, autores internacionales y casas editoriales se reúnen varios días para promover el hábito de la lectura. Se organizan conversatorios, lanzamientos literarios, actividades culturales, también tienen como objetivo la venta de libros, por lo que se reúnen distintas editoriales con libros de todos los géneros, edades y precios. 

Ferias virtuales de carreras o vocacionales

Actividad donde los estudiantes se informan sobre las diversas vocaciones que puede seguir en un único espacio donde distintas universidades ( o una sola universidad) brindan información sobre sus carreras profesionales pero en un entorno online.

Conferencias virtuales

Un evento tan importante donde se explayarán diversos expositores desde la comodidad de su hogar a múltiples personas asistentes. Para que puedas

Celebraciones o ceremonias virtuales

 Tal vez por el aniversario de la empresa, una fecha de celebración importante para la comunicación interna de tu personal, cumpleaños o eventos para celebrar una festividad como Navidad, las celebraciones virtuales son unos de los tipos de eventos online que ayudan a unir a las personas. 

Ferias virtuales de negocios y emprendimiento

Un espacio donde los comerciantes, clientes y proveedores pueden concretar negocios de la misma forma en que lo hacían en una feria tradicional. Normalmente se hacen en plataformas interactivas con avatares ya que ahí es posible tener stands interactivos con información sobre productos o servicios.

Talleres o capacitaciones informativas

Existen empresas que para su personal interno buscan conseguir métodos virtuales de aprendizaje que sean más didácticos que una simple videollamada, donde se puede perder el interés a lo que se trata de transmitir. Los talleres o capacitaciones online responden a la necesidad de educar a un usuario de forma interactiva mediante sesiones en vivo o usando contenido bajo demanda.

Tips para hacer eventos virtuales exitosos, dinámicos y con alta interacción

Tips para Eventos Virtuales

#1 Contenido de valor perfectamente estructurado y enganchable 

Una fiesta aburrida será siempre una fiesta aburrida por más decorativos que tenga y lo lujoso que sea el local. Llevando esta idea a los eventos virtuales significa que la narrativa debe tu contenido debe ser tan impecable como lo harías en un evento presencial. 

Ten en mente que un evento online no es una versión más económica de un encuentro cara a cara. En otras palabras, aquí no vale escatimar  en recursos didácticos, visuales ni panelistas.

 No creas que debes bajar el nivel de producción y valor en tus contenidos solo por tratarse de un evento por Internet. De hecho, este tipo de eventos requiere un mayor esfuerzo pues los asistentes suelen distraerse fácilmente cuando el contenido no es de su agrado o no le revela algo interesante. 

Tu evento debe aportar valor y no solo ser una llamada de Zoom para subirte al carro de la innovación.

Trabaja en documentarte bien sobre el tema a explayar. Sintetiza la información más relevante para no extender la duración de tus eventos virtuales. Incluye dinámicas y recursos lúdicos para amenizar las sesiones. Prepara presentaciones e incluye contenido audiovisual. 

El contenido de tu evento online no puede ser improvisado y débil. De lo contrario,  tu audiencia sentirá que ha perdido su tiempo.

El interior será tu gancho más valioso, aprovéchalo. 

#2 Campañas de publicidad online para promocionar tu evento virtual

Si deseas promocionar un evento virtual de manera rentable no hay mejor manera de hacerlo que invirtiendo en anuncios de publicidad. 

Esta vía te permite segmentar y mostrar tu evento online a las personas que encajen mejor con el perfil de tu target, logrando incrementar la asistencia.  

#3 Gamificación o dinámicas para aumentar engagement frente a un público difícil 

Mantener el engagement en un público con cámaras y micrófonos apagados es el mayor reto que tendrás en tu evento online.

Por eso deberás incluir actividades lúdicas  o juegos en cada bloque de contenido de tus sesiones. Recuerda que los usuarios online son vulnerables a cientos de estímulos distractores, lo que puede ocasionar que se desconecten de el. 

Algunas formas de amenizar tu evento son a través de:

  • Quizzes
  • Encuestas
  • Juegos de rol
  • Escape rooms
  • Juegos premiados con puntuaciones

Ten a la mano una lista de actividades que vuelvan a involucrar a los asistentes con tu evento y elevar la línea de interacción.

#4 Recorta la duración de tu evento o divídelo en días diferentes

Crear eventos virtuales amigables con la audiencia significa repensar la duración que le asignaremos a éstos. 

A diferencia de un evento físico donde es más sencillo pasarse horas escuchando a un ponente, los eventos online tienen una dinámica diferente: pantallas que irritan la vista, sillas que incomodan, posiciones que tensan los músculos, agotamiento mental.  

Todo esto contribuye a que las personas no aguanten tanto tiempo en un evento online.

Por eso, es importante disminuir la cantidad de horas y evaluar la duración más adecuada. Lo ideal no deberían ser más de 2 horas. Si se trata de un evento con temas extensos puedes organizarlos en fechas diferentes. 

#5 Compartir contenidos para crear suspenso y lograr más asistencia

Compartir periódicamente en la etapa previa a tu evento es importante para generar interés y darle un adelanto de lo que se tocará a tu público. 

La idea no es que subas contenidos comerciales o de venta, sino que nutras a tus potenciales asistentes con contenido de calidad relacionado a tu evento. 

Será más fácil que las personas asistan si ya saben que esperar a diferencia de un evento misterioso del cual conocen poco más que la fecha.

Los contenidos que puedes compartir entorno a tu evento pueden ser:

  • Historias de los expositores explicando los temas del evento
  • Snacks de contenido o publicaciones en redes sociales explicando algún tópico del evento
  • Transmisiones en vivo para resolver dudas respecto al evento y conocer a los presentadores
  • Vídeos cortos explicando conceptos de algún tema del evento.
  • Publicaciones en el blog de tu marca relacionadas a tu evento online. 
  • E-mail para enviar boletines sobre tu evento, revelando datos sorpresa con cada entrega. 

#6 Landing pages con información completa que convierta interesados en asistentes registrados

La landing page es el lugar dedicado exclusivamente a tu evento en donde aterrizarán tus asistentes después de haber hecho clic en tu anuncios en redes sociales, banners o e-mails. 

Es una zona decisiva. La primera toma de contacto donde se genera el interés y se capta la atención de tu público. Aquí ellos decidirán si vale la pena registrarse a tu evento online o, por el contrario, pasar olímpicamente de él.

Por eso, para lograr que los usuarios interesados se registren a tu evento debes darle todos los detalles posibles para convencerlos.

Debe estar diseñada estratégicamente, de manera que toda la información de tu evento online sea accesible para ellos, en otras palabras:  una fuente de información disponible para todo aquel que se interese por tu evento online. 

Haz que la landing page contenga:

  • Los temas que se tocarán en el evento 
  • Información sobre los ponentes 
  • Invitados especiales como influencers o artistas
  • Fecha y horarios del evento
  • Horarios de cada bloque de contenido
  • Vídeos o imágenes que generen atención o interés
  • Pasarelas de pago con los logos de medios disponibles
  • Botones a las redes sociales de tu marca y enlace a tu página web principal

#7 Presentadores entusiastas que se expresen con claridad 

Si quieres crear eventos virtuales online exitosos deberás invertir en buenos maestros de ceremonia o speakers con experiencia que sepan comunicar eficazmente, animar a una audiencia virtual y explicar el contenido de esté de forma entretenida.

No es una opción indispensable, pero piénsalo bien, si las personas que manejan tu negocio o tu mismo no te sabes explicar es mejor contratar a alguien con una buena oratoria frente a la cámara. 

8# Incluye una cuenta regresiva en la web de tu evento como gatillo mental de escasez

Además de ser una tradición emocionante para recibir el Año Nuevo, las cuentas regresivas utilizadas en eventos virtuales sirven para activar el gatillo mental de la escasez: logran que más usuarios sientan la necesidad de registrarse.

Esto sucede porque simplemente  verán un tiempo limitado y sentirán que si no se  registran ahora se lo perderán.

Utiliza las cuentas regresivas en tu landing page y en los correos que envíes.

#9 Métodos de pago  integrados y confiables 

Si deseas monetizar tu evento virtual  lo ideal es que el sitio web del registro ya incluya una pasarela de pago que acepte diversos medios: tarjetas de débito y crédito, links de pago, transferencias bancarias, pago por efectivo, etc

Debes brindarle diversidad de métodos al usuario para que no decline su registro. Si tu evento está dirigido a un público internacional procura implementar una pasarela de pagos global para mostrar el monto en la moneda de tu público.

#10 Equipos audiovisuales para un evento virtual pulido y profesional

¿Harías el evento de tu prestigiosa marca en una casa vieja, empolvada y con el techo a medio caer? Ni siquiera estaría en tus planes a menos de que se trate de un evento de historias de terror. 

Para organizar un evento online debes abastecerte de equipos de producción audiovisual como:

  • Cámaras full HD: Este equipo es el corazón de tu evento online. Con una cámara que graba en alta calidad conseguirás transmisiones nítidas, visualmente agradables que enganchen a tu público y no le muestren una imagen borrosa e inestable como un vídeo grabado en Youtube del 2005.
  • Micrófonos para audio de alta calidad: No hay nada más irritante que un audio distorsionado, estridente o entrecortado. Con un micrófono profesional captarás sonidos diáfanos, nítidos y con una estabilidad excelente para que tu audiencia escuche atentamente lo que tienes que decir y no le quiten 
  • Switcher de producción en vivo: Dispositivo audiovisual que permite dar indicaciones a nivel técnico, mezclar música, utilizar transiciones, cambiar los planos del vídeo para más dinamismo, etc. Indispensable para crear contenido impecable que entretenga a la audiencia. 

¿Cómo puedo crear un evento virtual para mi marca o negocio? 

Como hacer Eventos Virtuales

Con herramientas de videoconferencia 

En este punto nos referimos a herramientas básicas para eventos online como Zoom o Google Meet, donde el evento se desarrolla a través de una videoconferencia sencilla y algunas presentaciones. 

Mediante transmisiones en vivo o live streaming en redes sociales

Las transmisiones en vivo en redes como Facebook o Instagram son una buena opción para comenzar en el mundo de los eventos online. Son fáciles de realizar y te permite ver las reacciones y comentarios de tu audiencia sobre la marcha. 

En un sitio web personalizado para eventos online

Las páginas web personalizadas para eventos virtuales permiten compartir transmisiones en vivo, cargar presentaciones y brandear el evento con logo y colores. En alguna de ellas también hay funciones para interactuar con la audiencia como encuestas, preguntas y más.

Si has asistido a un webinar sabrás a lo que nos referimos. 

Plataformas 3D con avatares interactivos como Virtualand

Si lo que de verdad quieres para tu marca es crear un evento virtual interactivo, memorable y que enganche a la audiencia necesitas organizar eventos en plataformas como Virtualand.

Como te comentamos más arriba, se trata de un software 3D basado en avatares que interactúan mediante voz y chat con otros asistentes.

Todo dentro de un entorno que simula un centro de eventos real 100% personalizado con la temática de tu evento, concepto o línea gráfica.

Hasta el momento, las plataformas basadas en avatares son el formato más innovador para organizar eventos o conferencias online. 

Colocan al usuario dentro de la experiencia, permitiéndole moverse y conversar con otros usuarios  como si estuviesen en la realidad.

Además, debido a su naturaleza interactiva, los niveles de engagement y atención se elevan significativamente. 

Servicio de eventos virtuales memorables en Perú

¡Siempre disfrutamos de una buena fiesta! Pero ¿sabes que nos encanta más? ¡Estar tras bambalinas vigilando que los invitados seclo pasen de maravilla¡

Con más de 17 años de experiencia en eventos corporativos y BTL, en Stringnet planificamos tu evento virtual con tecnología, creatividad y estrategia. No solo creamos eventos online: hacemos experiencias memorables de marca.

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