¿Cómo organizar un evento virtual innovador?

¿Cómo organizar un evento virtual innovador?. Descubre 6 consejos que debes tener en cuenta para impactar con tu próximo evento digital.

Hace algún tiempo, organizar un evento por Internet de por sí era novedoso. La gente se impresionaba al ver que se podía recrear una reunión en la red.

Ahora, debido a la coyuntura, los eventos digitales se han vuelto un estándar. Cada vez más marcas, empresas y profesionales están utilizando canales online para dar ponencias.

Lo cual, poco a poco, ha ido quitándole el factor de novedad a dicho formato. Todos crean eventos, congresos, conferencias, aniversarios y hasta bodas a través de reuniones digitales.

Por lo que, si quieres crear un evento virtual memorable, que transmita un mensaje potente y capte la atención de los asistentes, necesitas hacerlo lo más interesante posible. Y por eso, aquí te dejamos algunas recomendaciones clave de cómo organizar un evento virtual innovador.

6 tips para organizar un evento digital inolvidable, profesional y que destaque del resto

Utiliza un buen software o plataforma para realizar eventos

El éxito de tu evento virtual va a depender mucho de la plataforma o software que escojas. Es el equivalente a escoger el local para organizar un evento físico. Debe brindar una buena experiencia desde inicio a fin.

A veces por escatimar precios nos dejamos llevar por las opciones más simples y sencillas tal como utilizar Facebook Live.

Pero lo peor viene después. 

Si bien son herramientas útiles, al ser gratuitas no cuentan con muchas funciones para dinamizar tu evento y en muchas ocasiones se desestabilizan, se pierde la conexión o no se oye bien el audio.

Por ello, opta por invertir un poco más y conseguir una sólida plataforma para eventos de paga. Las plataformas de transmisión en vivo disponen de funciones y herramientas que harán que tu evento sea más interactivo y agradable. 

Con ellas podrás colocar títulos o textos en pantalla, presentaciones de PowerPoint, tu logo, colores de empresa e incluso algunas cuentan con avatares y entornos virtuales en 3D. 

Recuerda que las primeras impresiones son valiosas e irrepetibles. Si tu evento virtual no le da al usuario una buena experiencia, este no te lo perdonará jamás. Porque ha utilizado su valioso tiempo en inscribirse y asistir a tu evento digital. 

Humaniza tu evento digital

Los eventos virtuales por lo general se dan en frío.

Es decir, un expositor o varios ponentes detrás de una cámara dialogando por horas. Mientras que los asistentes se convierten quedan en segundo plano.

No hay interacción y se pierde la calidez del contacto humano.

Cosa que en las ponencias presenciales, el asistente podría establecer contacto visual con el exponente, o este podía soltar una que otra broma para aligerar la tensión del ambiente o bien responder una pregunta en vivo.

Por ello, para organizar un evento virtual que se sienta natural, es necesario que dispongas de una plataforma o software que valore mucho este aspecto.

Por ejemplo, en Stringnet hemos desarrollado Virtual Land, el primer software inmersivo con un lado humano. 

Decimos un lado humano porque no se trata de un simple plataforma que te coloca a ti tras una pantalla y reduce a tus asistentes a nombres virtuales y unos cuantos mensajes de chat.

Es una plataforma de eventos virtuales que:

  • Dispone de avatares 3D: Los cuales imitan los movimientos,gestos de los usuarios y además permiten tener una conversación con voz. 
  • Entornos virtuales inmersivos y sociales: Que satisfacen la necesidad de las personas de compartir en interactuar cara a cara. Lo cual es vital en estas épocas de distanciamiento y cancelación de reuniones físicas.
  • Audio envolvente: Que simula un sonido realista y se modifica según tus movimientos en el entorno 3D.
  • Chat en vivo: Para interactuar rápidamente con tu público
  • Es personalizable: Pues cuenta con herramientas para personalizar el ambiente de tu evento, congreso, aniversario, etc.

Con todas estás funciones podrás organizar un evento virtual cálido, cercano y que genere un momento agradable a cada uno de los asistentes. 

Promociona tu evento utilizando publicidad digital 

Esto no afecta directamente a  que tu evento sea más novedoso, pero es indispensable para llegar a más público y que más personas se unan a el. 

Utiliza los diferentes canales de comunicación digital para dar a conocer tu evento o conferencias puedes realizarlo de modo orgánico a través de posts en redes sociales o bien pagar anuncios en las mismas para segmentar y lograr que personas a fines a la temática de tu evento decidan participar.

Realiza una ronda de preguntas para interactuar con tus asistentes

Finaliza tu evento virtual dándote un tiempo para resolver las dudas específicas de tus clientes, resolviendo las dudas de tus asis el final de tu evento virtual para zanjar una que otra duda de tus asistentes. 

Y es que probablemente, la ronda de preguntas  es uno de los momentos más esperados. Ya que cuando uno aprende algo nuevo, surgen miles de interrogantes. 

Hacer una ronda de preguntas o Q&A te permitirá precisar algunos detalles de los temas que has expuesto en tu congreso, conferencia o masterclass. 

Además, hacer una sesión de preguntas y respuestas te da un espacio para que le demuestres a los asistentes que eres un experto y conocedor del tema. Que realmente sabes de lo que hablas. Lo cual ayuda a mejorar la confiabilidad de tu marca profesional o empresarial.  

Asimismo, dar un tiempo para resolver preguntas ayuda a generar engagement con los usuarios, quienes se sentirán muy agradecidos por tu preocupación auténtica de transmitir tus conocimientos. 

Fomenta un espacio para networking virtual

Uno se los principales motivos por los que los asistentes se inscriben a un congreso o conferencia es por el networking. Ya sea porque busquen ampliar su red de contactos o tener una debate con diferentes puntos de vista.

Si quieres que tu evento trascienda crear un espacio dedicado al networking es lo ideal.

Puedes crear un grupo de Facebook privado a los que solo los asistentes del evento tengan acceso. O bien utilizar un software que integre función de networking.

En Virtual Land contamos con salas de reuniones para networking. Ahí, los usuarios pueden interactuar ya sea hablando o vía chat. Imagina lo genial que sería tener un espacio propio para fomentar relaciones profesionales al mismo estilo de un evento real.

Estimula los sentidos de tus asistentes para una experiencia realista

Si quieres que tu evento digital sea lo más parecido a uno presencial, Es necesario involucrar todos sus sentidos

A más sentidos estimulados más fácil será la retención de la información , así como la recordación de tu evento y su marca. 

¿Cómo puedes lograr esto a través de una pantalla?

Con nuestro software virtual  para organizar un evento virtual innovador, tus asistentes tendrán una experiencia auditiva inmersiva y totalmente similar a la de un entorno real gracias a que incorpora audio espacial. 

El audio espacial hará que tus asistentes escuchen sonidos tengan una comprensión natural de su ubicación. Porque, a medida que mueven la imagen del tour virtual del software, el audio se va adaptando.

 Si el usuario se aleja, el sonido se escucha más distante. Pero si se acerca podrá disfrutar de tu exposición con audio de primera fila. Fascinante, ¿verdad?.

Te ayudamos a instalar Virtual Land, nuestro nuevo software inmersivo para eventos, congresos y conferencias virtuales

El show debe continuar. Con Virtual Land podrás revivir tus eventos, graduaciones, aniversarios, congresos o conferencias canceladas y llevarlas a una plataforma 3D tan inmersiva que tus asistentes no sabrán diferenciar si están en un entorno virtual o en un local físico. Ofréceles esa interacción y contacto humano que tanto desean .

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