9 tips para transformar tu evento offline en online con éxito

En Stringnet te compartimos 9 de nuestros mejores tips para transformar tu evento offline en online con éxito.

Ten√≠as el espacio perfecto para realizar tu evento. Contrataste a los mejores profesionales y expositores. Hab√≠as preparado la lista de temas a tocar.Ten√≠as mapeado todos los imprevistos que pudieran ocurrir. 

Sin embargo, no hab√≠a ning√ļn protocolo que te ayudar√° a saber c√≥mo actuar frente a una pandemia mundial.

Y no pasa nada. Todos nos encontramos en la misma situaci√≥n. 

Eventos, conciertos, conferencias, lanzamientos de productos. Todas estas reuniones masivas han sido canceladas por un enemigo en com√ļn: el COVID-19.

Pero gracias a la tecnolog√≠a que tenemos hoy en d√≠a, a√ļn puedes poner en marcha tu evento y conectar con tu audiencia de forma virtual.

A continuación te compartiremos 9 consejos para innovar y migrar tu evento a una plataforma online y salir victorioso.

¬ŅC√≥mo crear un evento online?: Tips para digitalizar tu evento o congreso 

Invierte en campa√Īas de publicidad digital

Si quieres que tu evento digital sea un éxito ( y seguir realizando más), deberás planificar su promoción antes, durante y después de él.

Y una de las mejores formas de promover la asistencia a tu conferencia virtual es a través de la publicidad digital.

Dale un empuj√≥n a la promoci√≥n de tu evento utilizando campa√Īas de publicidad pagadas. Puedes crear  anuncios Google Ads, Facebook, LinkedIn, Instagram, Youtube e incluso Tik Tok. 

Utiliza diferentes canales y distintos formatos para alcanzar a potenciales asistentes. Ten en cuenta cu√°l es tu p√ļblico objetivo, fija un presupuesto y potencia tu evento online.

Elige una plataforma o software de streaming profesional, innovadora y de alta calidad

social media live stream concept vector

FB Live o Youtube Live puede resultar tentador para ahorrar costos. Pero si quieres proyectar prestigio, profesionalismo y valor es mejor que inviertas en software o plataformas profesionales para transmisión en vivo.

Estas herramientas poseen diferentes  funciones para crear eventos online. 

Por ejemplo, la mayor√≠a de ellas te permite dividir pantallas ( por si son muchos los expositores), colocar el logo y branding de la marca, emplear presentaciones PowerPoint, chats en vivo, gr√°ficos, entre otros elementos que te ayudar√°n a mejorar la experiencia de tu conferencia virtual. 

Sé dinámico: utiliza apoyo visual, powerpoints, videos, encuestas, etc

Quiz√°s en el evento presencial ten√≠as a tu disposici√≥n una enorme pantalla con PowerPoints y v√≠deos para acompa√Īar y dinamizar tu exposici√≥n. 

Aunque vayas a realizar un evento digital , no puedes prescindir de estos elementos si buscas  que tu conferencia sea emocionante, memorable y que tus asistentes no terminen por aburrirse.

Si es que han pagado por su asistencia, es probable que se queden durante toda la sesi√≥n quiz√°  para no perder su dinero.

 Pero puede que dejen comentarios negativos sobre la experiencia del evento y no quieran asistir a otro evento digital tuyo. 

As√≠ que pr√©stale mucha atenci√≥n a este tip. 

Porque es muy probable que durante los pr√≥ximos meses los eventos a√ļn sigan prohibidos para evitar la propagaci√≥n del Coronavirus.

E-mail marketing para potenciar tu evento online 

Si la crisis sanitaria te llegó justo cuando estabas promocionando tu evento offline, es posible que tengas una base de datos a tu disposición.

No obstante, digitalizar tu evento te permitir√° tener mayor alcance, aumentar tu base de datos y atraer potenciales asistentes. 

Una vez tengas esos datos, las campa√Īas de e-mail marketing se convertir√°n en tu mejor aliado para convertir a esos interesados en asistentes de tu evento.

¡No faltes! : Envía recordatorios a tus asistentes para que no se olviden de tu evento digital

A diferencia de los evento físicos, en los que los asistentes posiblemente hayan pagado una inscripción, boleto de avión y reserva de hotel, los eventos virtuales necesitan constante recordación para no ser olvidados.

Notifica con anticipaci√≥n a tu p√ļblico para confirmar su asistencia a tu conferencia o congreso online. Trata de hacerlo con regularidad, recordando los temas a tocar, los expositores y la fecha.

Puedes utilizar herramientas de e-mail marketing e incluso chatbots en tus redes sociales para enviar recordatorios.

Cuida la producción audiovisual

La producción audiovisual es clave para contar con un buen evento digital. De ella dependerá en gran medida el éxito de tu conferencia virtual.

Estos son los 5 aspectos que debe tener cuenta:

  • Elige un ambiente bien iluminado.
  • Utiliza un micr√≥fono para que tu voz se escuche clara y apropiadamente.
  • Evita las interrupciones externas.
  • Utiliza la c√°mara de tu ordenador o alquila una c√°mara con buena resoluci√≥n de v√≠deo.
  • Utiliza una conexi√≥n a internet estable.

Realiza sesiones cortas (o divide tu congreso online en diferentes fechas y horarios)

No es lo mismo asistir 2 horas a un evento presencial, que quedarse el mismo tiempo mirando una pantalla.

Por eso, una de las mejores recomendaciones que podemos darte es que realices sesiones cortas, m√°ximo de 1 hora, especialmente si el tema a exponer es muy amplio y denso.

Además, recuerda que también necesitarás un tiempo para rondas de preguntas y respuestas, así que no te extiendas demasiado en una sola fecha.

Difunde y promociona tu evento online con influencers 

Si buscas que tu evento digital tenga mayor acogida, crea un plan de marketing de influencers para difundir tu evento. Recuerda escoger a un influenciador que se alinee a los valores de tu marca y que est√© relacionado con tu sector. 

Crea espacios para networking y fomenta la interacción entre tus asistentes

Una de las razones m√°s fuertes por las que las personas van a eventos presenciales es el relacionarse con nuevos colegas y codearse de profesionales de su sector. 

Por ello, es tan importante que generes espacios y utilices medios para que tus asistentes puedan interactuar durante y después de tu evento, con otros asistentes. No solo es sentarse frente a una cámara y hablar.

Aquí te compartimos 4 ideas para fomentar la interacción en tu evento online:

  • Ronda de preguntas y respuestas: No hay mejor forma que fomentar la interacci√≥n  y crear conversaci√≥n que una sesi√≥n de ronda de preguntas y respuestas entre el p√ļblico y los oradores. Haz que tus asistentes se sientan parte de tu evento y no sientan la diferencia entre una conferencia online de una presencial.
  • Utiliza elementos interactivos como trivias: Haz que tus asistentes refuercen lo aprendido mediante trivias en tiempo real. 
  • Crea tu propio hashtag del evento: Haz que tus asistentes interact√ļen a trav√©s de un hashtag para poder encontrarse en las redes sociales e intercambiar opiniones y experiencias. En Twitter te ser√° muy √ļtil.
  • Crea un grupo de Facebook exclusivo para los asistentes de tu conferencia: Los grupos de Facebook son un excelente medio para hacer networking despu√©s de un evento. Aqu√≠ podr√°n resolver dudas, compartir experiencias, nuevas tendencias y m√°s. Adem√°s de que podr√°s utilizarlo como medio de difusi√≥n para tus pr√≥xima conferencia con personas que realmente est√°n interesadas.

¬ŅC√≥mo organizar un buen evento online?

Stringnet Virtual Tour: El primer software inmersivo para crear eventos y conferencias online con un lado humano

Sabemos que en estos momentos dif√≠ciles, muchos profesionales como t√ļ han tenido que cancelar todos sus eventos para cuidar de su salud y de sus asistentes.  

Y que por ello muchos de ustedes est√°n recurriendo a las plataformas de streaming para digitalizar conferencias, congresos y m√°s.

Pero hay un problema. 

La mayor√≠a de ellas solo se centran en los expositores, cuando deber√≠a ser todo lo contrario: los asistentes. 

Tu p√ļblico es el que da vida a tus conferencias, sin ellos nadie podr√≠a escuchar lo que tienes que decir.

Deber√≠as ofrecerles la mejor experiencia, sobre todo en estos tiempos de crisis en los que extra√Īamos la interacci√≥n y el contacto humano.

Es por ello que en Stringnet hemos desarrollado el software Stringnet Virtual Tour. 

Pero no te confundas.

No es una típica plataforma de streaming en las que solo hay un protagonista frente a la cámara. Y en donde los asistentes se transforman en nombres de usuario, sin rostro y sin voz.

Stringnet Virtual Tour es una plataforma para crear encuentros digitales que no solo se enfoca en realizar eventos, sino en crear experiencias que rompen las barreras de lo virtual, traspasen pantallas y ayuden a conectarnos de forma más humana. 

Desde cualquier lugar del mundo.

Stringnet Virtual Tour cuenta con:

  • Entornos virtuales inmersivos.
  • Avatares 3D que reflejan los movimientos y gestos de los usuarios: Para una experiencia cercana y divertida, los avatares de Stringnet Virtual Tour, m√°s all√° de la voz o chat, proporcionan comunicaci√≥n no verbal.¬†
  • Audio espacial para un evento cautivante en todos los sentidos: El audio espacial o envolvente le brinda a tus asistentes una comprensi√≥n natural de d√≥nde se encuentran a su alrededor. Mientras mueve la imagen con el cursor, el audio se ajusta a su perspectiva, acompa√Īando a tus asistentes y creando una experiencia m√°s realista.
  • Conectividad universal con m√ļltiples dispositivos: Con la capacidad de colaborar con un ancho de banda de red de una videollamada.
  • Chat en vivo: Para interactuar con tus asistente y realizar rondas de preguntas y respuestas.
  • Herramientas integradas para personalizar el escenario de tu evento o congreso virtual.
  • Seguridad y privacidad: Stringnet Tour Virtual est√° creado en un servidor con SSL, certificado que garantiza la seguridad de un sitio web.¬†
  • Escalabilidad:¬† Podr√°s hacer reuniones para 40 personas as√≠ como tambi√©n para 2000 asistentes. No dejes que nadie se quede fuera.

¬ŅEst√°s listo/a para realizar un evento virtual exitoso?

Contáctanos aquí para ayudarte a implementar el software Stringnet Virtual Tour y crear eventos digitales con un lado humano.




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